Теория закупок
Конкурс
Стратегия
Вопрос-ответ
Рекомендации
Тендер

Список
открытых тендеров

 

Конкурсные закупки

Технологии организации закупок в коммерческих организациях на конкурсной основе (система тендеров) сегодня хорошо разработаны, и разговоры об их автоматизации ведутся давно. Однако, хотя автоматизированные конкурсные закупки компаний уже успели обрасти терминами (например «В2В-системами»), они до сих пор считаются экзотикой, по крайней мере, в России. Основные причины кроются, скорее всего, в консерватизме компаний и, отчасти, в боязни придания закупкам чрезмерной открытости, которая является прямым следствием автоматизации закупочной деятельности и ее перевода на конкурсные рельсы. Еще одна возможная причина, в наличии которой не признается ни одна компания, — это хаотичный, неосмысленный и незрелый процесс закупок.

Перечисленные выше обстоятельства служат достаточным основанием для того, чтобы рассмотреть в этой статье организацию конкурсных закупок компаний в автоматизированной форме с практической точки зрения.

Кому и зачем нужна автоматизация закупок

Цель любого закупочного конкурса (тендера) — экономия средств за счёт создания конкуренции между поставщиками и повышения прозрачности рынков. Автоматизация этого процесса помогает увеличить скорость принятия решений закупщиком и снизить стоимость управления закупками. Автоматизация позволяет также собрать необходимую статистику по закупкам, что является крайне необходимым шагом на пути к созданию обоснованной закупочной стратегии компании. Словом, автоматизация становится выгодной, когда стоимость ее внедрения ниже, чем достигаемая экономия от масштаба. Поэтому в первую очередь интерес к автоматизации закупок проявляют крупные компании с широкой номенклатурой закупаемых товаров и услуг. Впрочем, и компаниям среднего размера, закупающим какой-либо товар в больших объемах, автоматизация способна сэкономить достаточно, чтобы многократно окупить себя.

Опыт госорганизаций

Автоматизация закупок — это та редкая сфера, где государственные структуры опережают коммерческий сектор, если не по масштабности внедрений соответствующих информационных систем, то уж точно по проработанности идеологии. Поэтому в данном случае опытом госструктур грех не воспользоваться.

Понятно, что у государственного и коммерческого секторов есть несколько различий, которые необходимо учесть. Прежде всего, крупные компании, имеющие географически распределенную структуру, часто лишены такого преимущества госструктур, как возможность централизовать закупки (госорганизации, имеющие жестко централизованную природу, делают это благодаря централизации власти). Компании же нередко стремятся как раз к децентрализации — в целях снижения накладных расходов на распределение закупаемого из центра по периферии и для приближения закупок к центрам прибыли и потребностей.

Централизация – ключевое условие повышения эффективности конкурсных тогов (закупок). Следовательно, каждой компании требуется определить те группы товаров, которые будет целесообразно закупать централизованно. Это может быть, например, закупка экспортных товаров, когда конкурсы могут проводиться среди западных продавцов/производителей и основных поставщиков-резидентов. Также, имеют смысл массовые конкурсные закупки малоценных товаров (например, канцелярских принадлежностей). В практике государственных организаций закупки малоценных товаров осуществляются на внеконкурсной основе, в основном методом запроса ценовых котировок (прайс-листов) у поставщиков. Закупки малоценных товаров могут дать наибольшую экономию за счет того, что такие товары стандартизованы и предлагаются большим количеством поставщиков.

Структура крупных географически распределенных компаний часто не так очевидна, как структура госорганизаций. Госструктуры организованы по естественному для нашей страны территориальному принципу – они базируются на неделимых географически ограниченных областях, находящихся под полной и эксклюзивной юрисдикцией соответствующей госструктуры (администрации области, например). У компаний же ситуация может быть другой: например, подразделения компании могут работать в регионах с разными уровнями экономического развития или даже в разных странах, живущих по разным законам. С точки зрения централизованных закупок это может означать, что централизацию можно будет осуществлять только в рамках региональных подразделений, в частности из-за таможенных барьеров. В любом случае, критерием определения оптимальной степени централизации должен служить уровень издержек на консолидацию заявок подразделений на закупку и распределение закупленного по подразделениям.

Cходства госструктур и рыночных компаний не менее весомы, чем их различия. В частности, существует базовое свойство, роднящее процессы закупок в государственном секторе и крупных отечественных корпорациях – это полное отсутствие мотивации закупающих подразделений экономить. И дело даже не в одинаковой, по сути, бюджетной форме финансирования, а в порочной практике принятия бюджетных решений на самых верхних уровнях властной иерархии на год вперед и без учета того факта, что такое планирование бюджета, особенно в условиях отечественной волатильной экономики, недальновидно. В результате единственной мотивацией закупщиков становится как можно полнее освоить бюджет (смету) любыми доступными способами.

Ни о какой экономии средств здесь речи идти не может! И, конечно, второе сходство – коррупция, которая и породила в основном жесткую регламентированность государственных закупок, и которая фактически не освещена в законодательстве, регулирующем коммерческий сектор. Коррупция не позволяет рассчитывать на большую заинтересованность самих закупщиков во внедрении такой системы. Зато эти системы могут показаться крайне полезными акционерам крупных компаний, руководству этих компаний, защищающему интересы акционеров, и службам внутреннего аудита компаний. Таким образом, опыт госструктур, накопленный на данный момент, с оговорками можно перенести на почву коммерческих компаний.

Автоматизация проведения тендеров (конкурсных тогов) закупок в компаниях

Практика показывает, что задача автоматизации конкурсных закупок может быть решена с помощью внедрения гибко настраиваемых информационных систем.

Такие системы должны состоять как минимум из следующих функциональных модулей:

  • модуль бюджетного планирования и формирования реестра закупок
  • модуль аукционных торгов для проведения обратных (понижающих) аукционов
  • модуль регистрации контрактов на закупку
  • модуль сбора и анализа данных о закупках

Система автоматизации конкурсных закупок обеспечивает прохождение всего процесса закупки, начиная со сбора данных о потребностях подразделений компании, и заканчивая стратегическим планированием закупок на основании данных анализа статистики. Перечисленные выше проблемы компаний, связанные с отсутствием мотивации, коррупцией, негибким бюджетированием закупок, и сложностью централизованного распределения закупаемого решаются при внедрении системы и на уровне системы.

В частности, в процессе внедрения системы в компании должна быть выработана новая идеология поведения закупочных подразделений: «конкурсность», которая является базовым свойством государственных закупок, должна занять такое же место в политике закупок компаний. Сегодня конкурсность, как базовое понятие рыночной экономики, в сфере закупок, по крайней мере, больше присуща госструктурам.

Другой базовый элемент, который стоит изменить компаниям – это восприятие годового бюджетирования закупок как «священной коровы». Подход к бюджетированию как к динамичному процессу (когда жестко определяется только верхний предел) позволит дать закупщикам формальное основание экономить.

И, наконец, многим компаниям потребуется изменить подход к мотивации закупщиков, стимулируя экономию при заключении каждого контракта на поставку.

Решив описанные выше задачи и автоматизировав свои закупки, компания получит выгоды, которые вполне будут стоить затраченных усилий и средств:

  • возможность гибко планировать бюджет закупок и динамически изменять его в течение года;
  • возможность накапливать и затем анализировать статистику по ценам и потребностям, которая позволит, в конечном счете, повысить прозрачность рынка для компании;
  • прямой доступ руководства компании к аналитике, формируемой на основе данных закупок и мониторинга рынков товаров/услуг, необходимый для принятия решений.

Бизнес-кейс: как работает автоматизация закупок

тендеры и конкурсные торги

Компания закупает товар на постоянной основе равномерно в течение года. Произошел выход на рынок товара нового поставщика с низкой ценой. Это произошло в середине года, когда у Компании выбрана половина бюджета на этот товар. У Компании появился шанс заключить договор с новым игроком на рынке товара и сэкономить. Система электронных закупок уже имеет информацию о том, что цена товара у нового поставщика на 15% ниже закупаемого ранее – этот новый поставщик подал ценовую заявку на участие последнем ежемесячном конкурсе. Система автоматизации закупок может подсказать, какой окажется общая экономия бюджета за оставшиеся полгода (в системе имеется модуль расчета бюджета закупок на основе текущих цен и потребностей). В результате, компания принимает решение изменить свой бюджет в середине года и заключает договор с новым поставщиком. Изменение бюджета утверждается руководством компании на основании данных Системы.

 

Место систем автоматизации конкурсных закупок в комплексе информационных систем компании Система автоматизации закупок является, возможно, недостающим элементом в комплексе бизнес-приложений многих компаний. Именно она сможет дополнить для менеджмента полную картину издержек, увязывая между собой систему учета материальных ценностей, систему планирования и исполнения бюджета, систему поддержки принятия решений руководством, и систему учета контрактов. Так как в какой-то степени системы конкурсных закупок содержат всю вышеперечисленную функциональность, они сами по себе могут служить неплохой заменой перечисленному комплексу систем, например, для компании среднего размера.

 

Описанная в этой статье структура системы автоматизации конкурсных закупок не раз опробована при автоматизации государственных закупок и, по мнению автора, оптимальна для крупных и средних компаний. В то время, как многие компании озабочены выбором учетных систем и систем планирования, они упускают из вида доступный инструмент активного влияния на затраты, каким являются системы автоматизации закупок. Перевод закупок на конкурсную основу и их автоматизация позволят компаниям восполнить большой пробел в своем информационном поле и получить отдачу, легко выражаемую в деньгах.






Сайты партнеров
  • системы оповещения - Каталог продукции предприятий радиоэлектронной отрасли содержит перспективные проекты и новейшие разработки в области систем оповещения.


  •